Omschrijving
Onze klant is actief als consultant in de IT sector en werkt voornamelijk voor de overheid en middelgrote en grote ondernemingen. Het bedrijf telt vier vennoten en twaalf medewerkers.
Hoe was het vroeger?
De vennoten namen voordien de interne administratie op zich zoals het opstellen van verkoopfacturen, het bijhouden van de prestaties op projecten, het opvolgen van de debiteuren en het verzenden van betalingsherinneringen, het verzamelen van de prestaties en het doorgeven van de loongegevens aan het sociaal secretariaat, etc.
Hoe is het nu?
ECOVIS ACTA Consult heeft voor deze klant de interne processen in kaart gebracht en op basis hiervan de administratie verder geautomatiseerd. Tevens hebben wij de administratieve processen overgenomen en fungeren wij nu als interne financiële afdeling van onze klant.
1. De aankoopcyclus
Aankoopfacturen worden door de leveranciers van onze klant rechtstreeks verzonden naar een specifiek mailadres waardoor de transacties onmiddellijk kunnen verwerkt worden op ons IT platform. De verwerking op ons platform laat toe om:
- Een goedkeuringsflow te organiseren waardoor de verantwoordelijken van het bedrijf dagelijks met kennis van zaken hun facturen kunnen inzien en goedkeuren;
- De aankoopfacturen na goedkeuring grotendeels geautomatiseerd te verwerken in de boekhouding;
- Voor alle aankopen onmiddellijk de betalingsopdrachten voor te bereiden zodat de facturen op vervaldag aan de hand van een betalingsbestand door de klant kunnen betaald worden.
2. De verkoopcyclus
De projecten worden door ons aangemaakt en administratief opgevolgd in een afzonderlijke module van onze boekhoudsoftware. Het projectbeheer gebeurt volledig elektronisch en in de cloud zodat vennoten en medewerkers er op ieder moment en vanop eender welke locatie toegang tot hebben.
Op basis van de geregistreerde prestaties en de projectinformatie genereren wij factuurvoorstellen en verzenden wij de elektronische verkoopfacturen. Bij vragen of betalingsachterstand houden wij contact met de eindklant en zijn wij het aanspreekpunt voor de administratieve en financiële afhandeling van de verkoopfacturatie.
3. De financiële cyclus
Door het gebruik van de CodaBox kunnen wij de (elektronische) rekeninguittreksels dagelijks verwerken en zo onze klant accurate informatie verschaffen aangaande openstaande debiteuren en crediteuren en de cashpositie van de onderneming in het algemeen.
Loonadministratie
Voorts fungeert ons kantoor voor deze klant ook als coördinator voor de loonadministratie. Op basis van de prestaties van de medewerkers, zoals vastgelegd in de projectadministratie, verzorgen wij de maandelijkse loonadministratie op het platform van het sociaal secretariaat.